Datenschutz

Informationen zur Auftragsverarbeitung

gemäß Artikel 28 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Verantwortlich für die Erhebung der Daten:

Eisvogel-Verlag mit dem "Eisvogel - Magazin & Kalender im Weserbergland", Inh. Arndt Denecke, Ithbergstraße 13, 37635 Lüerdissen (im weiteren Verlauf als Verlag benannt)

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Gegenstand

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem uns übertragenem Auftrag. Dies bezieht sich auf alle Bereiche der Presse- und Anzeigenarbeit.

(2) Dauer

Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Laufzeit des Auftrags bzw. so lange, wie es rechtliche Vorgaben vorschreiben.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns für die Kundin und den Kunden sind konkret durch den Auftrag beschrieben. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung der Kundin oder des Kunden und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 und folgende DS-GVO erfüllt sind.

(2) Art der Daten

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail), Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Vertragsinteresse), Kundenhistorie, Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten, Planungs- und Steuerungsdaten, Auskunftsangaben (von Dritten (z.B. Berichte) oder aus öffentlichen Verzeichnissen), Daten die während der Laufzeit des Vertrags erhoben werden.

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Der Verlag dokumentiert die Abläufe wie folgt: Papierform, Rechner des Verlages, A1-Faktura, passwortgeschützte NAS-Platte von QNAP, E-Mail. Mit Aufgabe einer Anzeige oder der Zusendung von Informationen mit dem Wunsch nach Veröffentlichung akzeptiert die Kundin und der Kunden diese Dokumentation.

(2) Der Verlag hat die Sicherheit gem. Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 1, Absatz 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Artikel 32 Absatz 1 DS-GVO zu berücksichtigen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Verlag gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Verlag darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung der Kundin und des Kunden berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Verlag wendet, wird der Verlag dieses Ersuchen unverzüglich an die Kundin oder den Kunden weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung der Kundin und des Kunden unmittelbar durch den Verlag sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Verlages

Der Verlag hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artikel 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet es insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

a) Der Verlag ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Verlag wird Herr Arndt Denecke, Inhaber, Telefon: 0172-5678193,

E-Mail: eisvogel@solling-vogler.de benannt.

Der Verlag setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Verlag und jede dem Verlag unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung der Kundin oder des Kunden verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 28 Absatz 3 Satz 2 Buchstabe c, 32 DS-GVO.

d) Die Kundin oder der Kunde und der Verlag arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

e) Die unverzügliche Information der Kundin oder des Kunden über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Verlag ermittelt.

f) Soweit die Kundin oder der Kunden seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Verlag ausgesetzt ist, hat sie oder ihn der Verlag nach besten Kräften zu unterstützen.

g) Der Verlag kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

h) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Verlag z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Verlag ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten der Kundin oder des Kunden auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Der Verlag darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung der Kundin oder des Kunden beauftragen. Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit der Verlag eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer der Kundin oder dem Kunden eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und die Kundin oder der Kunde nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Verlag schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Artikel 28 Absatz 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten der Kundin oder des Kunden an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Verlag die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Absatz 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mindestens Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

7. Kontrollrechte der Kundin oder des Kunden

(1) Die Kundin oder der Kunde hat das Recht, im Benehmen mit dem Verlag Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Sie oder er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Verlag stellt sicher, dass sich die Kundin oder der Kunde von der Einhaltung der Pflichten des Verlags nach Artikel 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Verlag verpflichtet sich, der Kundin oder dem Kunden auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 DS-GVO.

(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch die Kundin oder den Kunden kann der Verlag einen Vergütungsanspruch geltend machen.

8. Mitteilung bei Verstößen des Verlags

(1) Der Verlag unterstützt die Kundin oder den Kunden bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen

b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an die der Kundin oder den Kunden zu melden

c) die Verpflichtung, die Kundin oder den Kunden im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen

d) die Unterstützung der Kundin oder des Kunden für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung

e) die Unterstützung d der Kundin oder des Kunden im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Verlags zurückzuführen sind, kann der Verlag eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis der Kundin oder des Kunden

(1) Mündliche Weisungen bestätigt die Kundin oder der Kunden unverzüglich (mindestens Textform).

(2) Der Verlag hat der Kundin oder dem Kunden unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Verlag ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch die Kundin oder den Kunden bestätigt oder geändert wird.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen der Kundin oder des Kunden nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten und nach schriftlicher Aufforderung durch die Kundin oder den Kunden hat der Verlag sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, der Kundin oder dem Kunden auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Verlag entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren.

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Quelle: Muster-Datenschutzerklärung von anwalt.de

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